So bearbeiten Sie PDF-Dateien unter Linux gemeinsam mit ONLYOFFICE Docs

Wenn es um die Zusammenarbeit an Dokumenten geht, denkt man normalerweise an Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Obwohl viele Leute für diese Aufgabe lieber Google Docs verwenden, gibt es für Linux-Benutzer einige gute Alternativen, mit denen sie die Herausforderungen der Zusammenarbeit problemlos meistern können, ohne Daten mit dem Technologieriesen teilen zu müssen.

Allerdings kann es bei der Dokumentenzusammenarbeit manchmal vorkommen, dass PDF-Dateien eines der beliebtesten Dokumentformate sind. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, über ein Tool zu verfügen, mit dem Sie PDFs gemeinsam mit anderen Linux-Benutzern in Echtzeit bearbeiten können.

PDFs sind nicht einfach zu bearbeiten, aber ONLYOFFICE Docs verfügt über einen integrierten PDF-Editor, der dieses Format problemlos verarbeitet und es Benutzern ermöglicht, online Änderungen vorzunehmen und solche Dateien als einfache Textdokumente mitzuverfassen.

Was Sie für die kollaborative PDF-Bearbeitung unter Linux benötigen

Um zu beginnen, müssen Sie die neueste Version von ONLYOFFICE Docs auf Ihrem Linux-Computer installieren. Es handelt sich um eine selbst gehostete Office-Suite für Dokumente, Blätter, Folien, Formulare und PDF-Dateien, deren Quellcode auf GitHub (bekannt als ONLYOFFICE Document Server) verfügbar ist.

Es gibt verschiedene Installationsmöglichkeiten, sodass die Bereitstellung und Konfiguration von ONLYOFFICE Docs für die meisten Linux-Benutzer kein Problem darstellen wird.

ONLYOFFICE Docs funktioniert nicht als eigenständige Lösung, was bedeutet, dass Sie die Suite in eine von mehr als 40 offiziell unterstützten Plattformen integrieren müssen, darunter Nextcloud, Redmine, WordPress, ownCloud, Moodle, Mattermost, Alfresco, Plone, Nuxeo, Drupal und mehr.

Die Integration mit ONLYOFFICE Docs funktioniert über spezielle Integrations-Apps, auch Konnektoren genannt. Auch wenn Sie für Ihre Lieblingsplattform unter Linux keinen passenden Connector finden, können Sie die ONLYOFFICE-Editoren über API oder WOPI integrieren.

Bei der Integration bietet ONLYOFFICE Docs einen vollständigen Satz an Funktionen für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und ausfüllbaren Formularen. Ab Version 8.2 ermöglicht der ONLYOFFICE PDF Editor Benutzern auch die gemeinsame Bearbeitung von PDF-Dateien in Echtzeit. Werfen wir einen kurzen Blick auf diese Funktion.

Kollaborative PDF-Bearbeitung mit ONLYOFFICE: Die Grundlagen

Da Sie nun über eine ONLYOFFICE Docs-Instanz verfügen, können Sie den PDF-Editor für die Zusammenarbeit wie folgt verwenden:

Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus

Standardmäßig öffnet ONLYOFFICE PDF Editor alle Dateien im Kommentar-Modus, um zu verhindern, dass Sie unerwünschte Änderungen vornehmen. In diesem Modus dürfen Sie nichts bearbeiten, können aber Kommentare und Freihandzeichnungen hinterlassen.

Um den kollaborativen Prozess zu starten, müssen Sie manuell in den Bearbeitungsmodus wechseln. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche PDF bearbeiten in der oberen Symbolleiste erfolgen.

Alternativ können Sie den Umschalter in der oberen rechten Ecke verwenden. Wenn der Bearbeitungsmodus aktiviert ist, können Sie gemeinsam mit anderen Personen mit der Bearbeitung Ihrer PDF-Datei beginnen.

Schnelles und striktes Co-Editing: Was ist besser?

Wenn Sie in ONLYOFFICE mit anderen Personen an PDFs zusammenarbeiten, können Sie einen der beiden vorhandenen Co-Editing-Modi wählen. Standardmäßig ist der Strikte Co-Editing-Modus aktiv, wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Datei beginnen. In diesem Modus sind Ihre Änderungen für Ihre Co-Autoren nicht sichtbar, es sei denn, Sie klicken auf die Schaltfläche Speichern in der oberen Symbolleiste. Sonst wird niemand sehen, was Sie getan haben.

Sie können jederzeit den Schnell-Co-Editing-Modus aktivieren. Damit können Sie alle Änderungen und Bearbeitungen in Echtzeit sehen, sobald sie von anderen Personen vorgenommen werden, die an derselben Datei arbeiten.

Beide Modi können in den Erweiterten-Einstellungen mit wenigen Klicks aktiviert werden. Sie müssen nur den Abschnitt „Zusammenarbeit“ finden und die gewünschte Option ankreuzen. Vergessen Sie nicht, am Ende auf die Schaltfläche Übernehmen zu klicken.

Finden Sie heraus, wer mit Ihnen zusammenarbeitet

Wenn Sie etwas in einem großen Team gemeinsam bearbeiten, möchten Sie vielleicht wissen, wer außer Ihnen noch die Datei mitbearbeitet. Im ONLYOFFICE PDF Editor können Sie ganz einfach eine Liste aller aktuellen Mitarbeiter anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Avatar in der oberen rechten Ecke klicken. Alle Benutzer werden mit ihrem Namen angezeigt.

Bearbeiten Sie PDFs ganz einfach gemeinsam

Da Sie nun wissen, wie die PDF-Zusammenarbeit im ONLYOFFICE PDF Editor funktioniert, können Sie mit der Zusammenarbeit beginnen. Sie und andere Linux-Benutzer können den Text in Echtzeit bearbeiten, neue visuelle Objekte hinzufügen, neue Seiten einfügen und vorhandene Seiten löschen, Kommentare und Anmerkungen hinterlassen und sogar Textnachrichten im integrierten Chat austauschen.

Videokonferenzen sind ebenfalls möglich, Sie müssen jedoch das Jitsi-Plugin aktivieren. Für eine bessere Kommunikation können Sie über das entsprechende Plugin auch Ihr Telegram-Konto einrichten.

Bei der Arbeit an PDFs kann es sinnvoll sein, das integrierte AI-Plugin zu verwenden. Basierend auf ChatGPT kann Ihnen der KI-Assistent dabei helfen, neuen Text zu generieren, große Texte zusammenzufassen, zu erklären, was Sie nicht verstehen, und einige andere Aufgaben zu erledigen, wie etwa Grammatiküberarbeitung oder Übersetzung.

Wenn Sie fertig sind, vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche „Speichern“ zu klicken, wenn Sie sich im strengen Co-Editing-Modus befinden.

Abschluss

Mithilfe der obigen Anleitung können Sie PDFs schnell und in Echtzeit gemeinsam mit anderen bearbeiten. Mit ONLYOFFICE Docs können Sie jedoch auch andere Office-Dateien auf die gleiche Weise gemeinsam bearbeiten – Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und ausfüllbare Formulare.