So arbeiten Sie mit ONLYOFFICE Workspace an Dokumenten zusammen

Wenn Sie einen kollaborativen Arbeitsbereich auf Ihrem Linux-Server erstellen möchten, sind Nextcloud, ownCloud und Seafile möglicherweise die offensichtlichsten Optionen. Mit diesen Lösungen können Sie Dateien an einem Ort speichern und freigeben und Funktionen zur Dateisynchronisierung bieten.

Wenn Sie jedoch nicht nur Dateien aufbewahren möchten, sondern auch Funktionen für die Zusammenarbeit an Dokumenten benötigen, ist es eine gute Idee, Ihre Aufmerksamkeit auf ONLYOFFICE Workspace zu richten. Diese Groupware-Plattform ist sowohl für die Online-Verwaltung als auch für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten konzipiert.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie ONLYOFFICE Workspace installieren und wie diese Lösung die Zusammenarbeit in Echtzeit erleichtert.

Was ist ONLYOFFICE Workspace?

ONLYOFFICE Workspace ist eine Open-Source-Plattform für die Zusammenarbeit, die mit einer Online-Office-Suite namens ONLYOFFICE Docs für Textdokumente, Tabellenkalkulationen, ausfüllbare Formulare und Präsentationen sowie einem Bündel verschiedener Produktivitäts-Apps ausgestattet ist.

Die Lösung ermöglicht es Ihnen, eine sichere virtuelle Umgebung zu schaffen, in der Sie alle Ihre Dateien speichern und in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten können. Darüber hinaus bietet ONLYIOFFICE Workspace Projektmanagementfunktionen, Kalender, Kundenbeziehungen, E-Mail-Verwaltung, Online-Kommunikation und soziale Netzwerke mit Blogs, Foren und Newsboards.

ONLYOFFICE Workspace ist ein selbst gehostetes Softwaretool, das vor Ort implementiert werden kann. Es gibt auch eine SaaS-Version mit verschiedenen Tarifen, darunter einen für Teams mit nicht mehr als 5 Personen.

Empfohlene Systemkonfiguration

Bevor Sie mit der Installation beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr System die folgenden Anforderungen erfüllt:

CPU: Dual-Core-Prozessor mit 2 GHz oder besser.
RAM: mindestens 6 GB.
Festplatte: 40 GB freier Speicherplatz.
Swap: mindestens 6 GB.
Betriebssystem: AMD64 Linux-Distribution mit Kernel v3.10 oder höher.

Installation der ONLYOFFICE Workspace Community Edition

In dieser Anleitung werden wir die ONLYOFFICE Workspace Community Edition installieren, eine kostenlose Version der Software, die für den regelmäßigen Gebrauch mehr als ausreichend ist.

Wenn Sie professionellen technischen Support und Zugang zu den mobilen Webeditoren von ONLYOFFICE benötigen, können Sie sich für eine kommerzielle Version entscheiden. Nichtsdestotrotz liegt es an Ihnen, sich zu entscheiden.

Der Installationsprozess ist recht einfach und erfordert, dass Sie eine Reihe von Schritten befolgen. Fangen wir an!

Schritt 1. Holen Sie sich das ONLYOFFICE-Installationsskript

ONLYOFFICE Workspace ist mit einem Installationsskript für Linux-basierte Betriebssysteme mit Docker ausgestattet. Das Skript richtet die Docker-Container automatisch mit allen erforderlichen Komponenten ein.

Das Wichtigste zuerst: Sie müssen die Skriptdatei herunterladen, indem Sie den folgenden wget-Befehl ausführen:

$ wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

Nachdem Sie das Skript erhalten haben, fahren Sie mit dem Installationsvorgang fort.

Schritt 2: Installieren Sie ONLYOFFICE Workspace

Alle unten aufgeführten Installationsaktionen müssen mit Root-Rechten ausgeführt werden. Um alle erforderlichen Komponenten von ONLYOFFICE Workspace zu installieren, geben Sie Folgendes ein:

$ bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

Hier ist "yourdomain.com" Ihre Domain, die für das ONLYOFFICE Mail-Modul verwendet wird. Wenn die Mail-Komponente nicht installiert werden soll, führen Sie Folgendes aus:

$ bash workspace-install.sh -ims false

Das Installationsskript überprüft die Verfügbarkeit von Docker auf Ihrem Gerät und seine Version. Wenn der Docker-Dienst nicht vorhanden ist oder seine Version nicht den Mindestanforderungen entspricht, wird er vom Skript automatisch installiert oder aktualisiert.

Überprüfen Sie die Liste aller verfügbaren Parameter mit diesem Befehl:

$ bash workspace-install.sh -h

Schritt 3: Überprüfen Sie, ob ONLYOFFICE Workspace ordnungsgemäß funktioniert

Nach der Installation müssen Sie sicherstellen, dass alle Komponenten von ONLYOFFICE Workspace wie erwartet funktionieren. Öffnen Sie Ihren Webbrowser und geben Sie die IP-Adresse Ihres Computers im lokalen Netzwerk ein. Geben Sie nicht localhost oder 127.0.0.1 in die Adressleiste ein.

Glückwunsch! ONLYOFFICE Workspace muss ausgeführt werden, was auf eine erfolgreiche Installation hinweist.

Bewahren Sie alle Ihre Dateien zusammen auf

Alle Ihre Dateien werden im Modul Dokumente gespeichert. Sie können Ordner und Unterordner für eine bessere Dokumentenverwaltung erstellen, die Dateien kopieren und verschieben, ihre Namen ändern, sie als Favoriten markieren, um sie leicht zugänglich zu machen, und sie sogar löschen.

Für Ihre Bequemlichkeit können Sie Speicherlösungen von Drittanbietern wie Nextcloud, ownCloud, OneDrive, Google Drive, kDrive und andere über das WebDAV-Protokoll verbinden. Auf diese Weise können Sie eine einzige Umgebung für alle Ihre Dateien erstellen.

ONLYOFFICE Workspace ist mit einem Mediaplayer ausgestattet, so dass Sie dank der Unterstützung aller gängigen Formate, einschließlich MPG und AVI, MPEG, MP3, WEBP usw., fast alle Audio- und Videodateien problemlos öffnen und abspielen können.

Es gibt noch mehr als das. Sie können Ihre Fotos und Bilder auch im Dokumentenmodul speichern, da es BMP, JPG, JPEG, PNG, TIF und GIF unterstützt. Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, PDF-, DjVu- und XPS-Dateien zu öffnen und anzuzeigen.

Der integrierte Viewer ist einfach zu bedienen und bietet eine Navigationsleiste mit Miniaturansichten. Darüber hinaus können Sie sogar elektronische Bücher speichern, da die Formate EPUB und FB2 von der Software unterstützt werden.

Schritt 4: Dokumente freigeben und gemeinsam bearbeiten

Wenn es um die Zusammenarbeit an Dokumenten geht, ermöglicht ONLYOFFICE Workspace das Teilen von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, ausfüllbaren Formularen und Präsentationen mit anderen Benutzern für die gemeinsame Dokumenterstellung in Echtzeit.

Sie können Ihre Dateien für die internen Benutzer des ONLYOFFICE-Portals zur Verfügung stellen. Es gibt auch die Möglichkeit, Dateien extern über einen Link freizugeben.

Wenn Sie etwas teilen, können Sie die erforderliche Zugriffsberechtigung auswählen:

Voller Zugriff
Rezension
Kommentar
Schreibgeschützt
Zugriff verweigern

Darüber hinaus gibt es spezielle Zugriffsberechtigungen – das Ausfüllen von Formularen für ausfüllbare Formulare und den benutzerdefinierten Filter für Tabellenkalkulationen.

Ab Version 12.0 ermöglicht die kollaborative Plattform ONLYOFFICE aufgrund neuer erweiterter Einstellungen ein flexibleres Teilen:

Dateien können nicht gedruckt, heruntergeladen oder kopiert werden (für die Berechtigungen "Nur Lesen" und "Kommentieren").
Die Freigabeeinstellungen (für die Berechtigung "Vollzugriff") können nicht geändert werden.

Nachdem Sie eine Datei freigegeben haben, können Sie den Prozess der Zusammenarbeit starten und die Co-Authoring-Funktion von ONLYOFFICE Workspace nutzen. Sie können beispielsweise:

Aktivieren Sie einen der beiden Co-Editing-Modi, Schnell oder Streng, mit der Option, jederzeit zwischen ihnen zu wechseln.
Akzeptieren und Ablehnen von Änderungen, die von anderen mit der Funktion "Änderungen nachverfolgen" vorgenommen wurden.
Stellen Sie eine beliebige Version der Datei mithilfe des Versionsverlaufs wieder her.
Antworten Sie auf die Kommentare anderer Benutzer und hinterlassen Sie Ihre eigenen.
Ziehen Sie die Aufmerksamkeit eines bestimmten Co-Autors auf sich, indem Sie ihn in Kommentaren markieren.
Vergleichen Sie verschiedene Versionen desselben Dokuments in Echtzeit.
Senden Sie Textnachrichten im integrierten Chat.
Chatten Sie mit anderen über das Telegram-Plugin.
Tätigen Sie hochwertige Audiodateien und Anrufe mit dem Jitsi-Plugin.

ONLYOFFICE Workspace v12.0 ermöglicht es Ihnen auch, von WebDAV-Clients aus mit anderen Benutzern auf Remote-Webservern zu arbeiten, was die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Verwaltung von Dateien ermöglicht.

Schritt 5: Arbeiten Sie mit Dokumenten in anderen Modulen

In ONLYOFFICE Workspace ist das Modul Dokumente eng mit anderen Modulen integriert, was es Ihnen ermöglicht, die Arbeit zu vereinfachen und Ihre Produktivität zu steigern.

Wenn Sie mit Projekten im Modul Projekte arbeiten, können Sie die erforderlichen Dokumente, die im Modul Dokumente gespeichert sind, direkt anhängen. Sie erstellen einfach eine Aufgabe oder eine Diskussion in einem Projekt und fügen die Dokumente hinzu, die Sie für eine erfolgreiche Fertigstellung benötigen.

Wenn Sie den ONLYOFFICE Mail Server einrichten, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und ausfüllbare Formulare an Ihre E-Mails anzuhängen. Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Dateien über das Kontextmenü im Modul Dokumente direkt per E-Mail zu versenden, was in einigen Fällen zeitsparend ist.

Neben den Modulen Projekte und Mail ist das Modul Dokumente auch mit dem integrierten CRM-System verbunden, in dem Sie Dateien an die Kundenprofile anhängen können.

Schlussfolgerung

Mit ONLYOFFICE Workspace können Sie ganz einfach ein voll funktionsfähiges kollaboratives Büro mit Funktionen für die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Dokumentenverwaltung auf Ihrem Linux-Server erstellen. Die beste Nachricht ist, dass all dies dank der Verfügbarkeit der kostenlosen Community Edition kostenlos möglich ist.