Eine detaillierte Anleitung zum Arbeiten mit Dokumenten in Nextcloud

Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform für die Zusammenarbeit von Inhalten, die es ermöglicht, eine sichere Dateispeicherung mit Freigabe- und Synchronisierungsfunktionen zu erstellen. Es ist nicht zu viel gesagt, wenn man sagt, dass Nextcloud eine ideale Lösung für die Dateiverwaltung ist, da diese Plattform es Ihnen ermöglicht, Dateien und Ordner auf Ihrem Computer freizugeben und sie sofort mit Ihrem Nextcloud-Server zu synchronisieren.

Netxcloud eignet sich jedoch nicht nur für Fotos und Multimediadateien. Diese Plattform hat viel zu bieten, wenn Sie mit Office-Dokumenten umgehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Dokumenten in Ihrer Netxlcoud-Instanz arbeiten.

Organisieren Sie einen zentralen Cloud-Speicher

Mit Nextcloud können Sie eine praktische Speicherumgebung erstellen, in der Sie alle Ihre Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen aufbewahren und verwalten können. Sie können sie manuell hochladen oder Office-Dateien aus dem Speicher von Drittanbietern importieren, indem Sie die entsprechenden Apps aus dem integrierten App Store installieren.

So ist es beispielsweise möglich, Dropbox, OneDrive und Google Drive zu integrieren. So können Sie Ihre Office-Dokumente und andere Daten in den Netxcloud-Speicher importieren.

Verwalten Sie Dokumente mit Leichtigkeit

Nextcloud ermöglicht es Ihnen, Dokumente auf verschiedene Arten zu verwalten. Sie können Ordner und Unterordner erstellen, um Dokumente verschiedener Typen getrennt aufzubewahren. Sie können beispielsweise einen Ordner für Präsentationen und einen Ordner für Tabellenkalkulationen erstellen. Sie können Office-Dateien auch einfach umbenennen, kopieren oder verschieben, indem Sie die gewünschte Option aus dem Kontextmenü auswählen, wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Um schnell auf die notwendigen Dokumente zugreifen zu können, können Sie diese als Favoriten markieren. Wenn Sie mit ihnen arbeiten müssen, klicken Sie einfach auf das Favoritensymbol auf der linken Seite, und Sie sehen alle verfügbaren Dokumente mit diesem Status.

Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Tags zuzuweisen. Wenn Sie ein Tag erstellen möchten, müssen Sie lediglich eine Datei über die Detailansicht im Kontextmenü öffnen. Geben Sie dann ein, was Sie als Tag verwenden möchten. Sie können einer einzigen Datei mehrere Tags zuweisen. Alle Tags werden von allen Benutzern auf Ihrem Nextcloud-Server geteilt.

Darüber hinaus haben alle Nextcloud-Nutzer das Recht, Kommentare zu hinterlassen. Sie können die Detailansicht verwenden, um Ihre Kommentare zu einem Dokument hinzuzufügen oder die Kommentare anderer zu lesen. Kommentare sind für die Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Datei haben.

Greifen Sie auf Ihre Dokumente vom Desktop und Mobilgerät aus zu

Nextcloud bietet volle Unterstützung für WebDAV, sodass Sie Ihre Dokumente aus dem Nextcloud-Speicher einfach über dieses Protokoll verbinden und synchronisieren können. Sie dürfen eine Verbindung zu Linux-, Windows- und macOS-Geräten sowie zu mobilen Apps für Android und iOS herstellen.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie Ihren Desktop-PC oder Ihr Smartphone mit Ihrem Nextcloud-Server synchronisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ständig unterwegs sind und von verschiedenen Orten aus auf Ihre Dokumente zugreifen müssen.

Dokumente mit anderen teilen

Was Nextcloud großartig macht, sind seine Fähigkeiten für die sichere Dateifreigabe. Als Nextcloud-Nutzer können Sie Dateien und sogar Ordner mit öffentlichen Links, anderen Benutzern und Gruppen, Kreisen und Talk-Konversationen teilen.

Wenn Sie ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation freigeben, können Sie die Bearbeitung der Datei mit den kollaborativen Bearbeitungslösungen Ihrer Nextcloud, wie z. B. ONLYOFFICE, zulassen.

Zusätzliche Freigabeoptionen für Office-Dateien sind:

Download ausblenden – Mit dieser Option wird der Download-Button entfernt, sodass die Datei nicht mehr heruntergeladen werden kann.
Passwortschutz – mit dieser Option können Sie ein Passwort festlegen.
Ablaufdatum festlegen – diese Option deaktiviert die Freigabe automatisch an einem festen Tag.
Notiz für den Empfänger – mit dieser Option können Sie eine Nachricht an den Empfänger senden.
Freigabe aufheben – diese Option dient zum Zurücksetzen der Freigabe.
Weiteren Link hinzufügen – diese Option ermöglicht es, verschiedene öffentliche Links mit unterschiedlichen Rechten zu erstellen.

Internes Teilen ist auch in Nextcloud verfügbar.

Verschlüsseln Sie Ihre Dokumente

Wenn Sie mit vertraulichen Informationen zu tun haben, werden Sie diese Funktion auf jeden Fall hilfreich finden. Tatsache ist, dass Nextcloud mit einer serverseitigen Verschlüsselungs-App geliefert wird. Wenn Sie es aktivieren, werden alle Ihre Nextcloud-Dateien automatisch serverseitig verschlüsselt.

Die Verschlüsselungs-App verwendet Ihren Benutzernamen als Passwort für Ihren eindeutigen Verschlüsselungsschlüssel, sodass Sie nichts tun müssen. Loggen Sie sich einfach in Ihre Nextcloud-Instanz ein und verwalten Sie Ihre Office-Dokumente wie gewohnt. Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihr Passwort jederzeit ändern können.

Sie können die serverseitige Verschlüsselung in den Admin-Einstellungen aktivieren.

Bearbeiten und Zusammenarbeiten von Dokumenten mit ONLYOFFICE

Nextcloud lässt sich problemlos in einige Office-Suiten integrieren und ermöglicht es Ihnen, Office-Dokumente online zu erstellen und zu bearbeiten. Eine der besten Lösungen ist ONLYOFFICE Docs, ein Open-Source-Office-Paket für die Online-Bearbeitung und Zusammenarbeit von Dokumenten. Wenn es integriert ist, ermöglicht ONLYOFFICE Docs das Bearbeiten von DOCX-, XLSX-, PPTX-, CSV- und TXT-Dateien sowie das Anzeigen von PDFs.

Mit dieser Online-Office-Suite können Sie in Echtzeit mit anderen Nextcloud-Benutzern zusammenarbeiten. Zu diesem Zweck bietet ONLYOFFICE Docs einen vollständigen Satz von Funktionen für die Zusammenarbeit, darunter zwei Co-Editing-Modi (Schnell und Streng), Versionskontrolle und Versionsverlauf, Nachverfolgung von Änderungen, Kommentare, Benutzererwähnungen und Kommunikation über den integrierten Chat.

Die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit ist sogar zwischen verschiedenen föderierten Nextcloud-Instanzen möglich, die mit einem einzigen ONLYOFFICE Document Server (ONLYOFFICE Docs) verbunden sind.

Lesen Sie diesen Leitfaden, um herauszufinden, wie Sie ONLYOFFICE Docs mit Nextcloud integrieren können.

Erstellen und Ausfüllen von Online-Formularen

Neben herkömmlichen Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen können Sie mit ONLYOFFICE Docs auch mit ausfüllbaren Formularen arbeiten. Mit anderen Worten, Sie können Dokumente mit ausfüllbaren Feldern erstellen, bearbeiten und gemeinsam bearbeiten. Diese Felder können unterschiedlicher Art sein. Zum Beispiel Textfelder, Optionsfelder, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen, Kombinationsfelder und Bilder.

Wenn Sie ein ausfüllbares Formular erstellen, können Sie so viele Felder wie nötig hinzufügen und deren Eigenschaften anpassen. ONLYOFFICE Docs arbeitet mit DOCXF, einem eigenen Format für Formularvorlagen. Wenn Sie also ein Formular erstellen, erstellen Sie eine DOCX-Datei, die Sie bearbeiten und sogar für gemeinsame Zwecke mit anderen teilen können.

Wenn Ihr DOCXF-Formular fertig ist, können Sie es als OFORM speichern. Dies ist eine weitere Dateiendung, die vom ONLYOFFICE-Team entwickelt wurde. Dieses Format wird für sofort ausfüllbare Formulare verwendet. Die Hauptbesonderheit von OFORM besteht darin, dass eine solche Datei nur bearbeitet werden kann, wenn Daten in die Felder eingegeben werden.

Wenn Sie also eine OFORM-Datei öffnen, werden keine Bearbeitungswerkzeuge angezeigt. Sie können durch die vorhandenen Felder navigieren und die erforderlichen Daten eingeben. Wenn die OFORM-Datei fertig ist, können Sie sie als PDF speichern und direkt über die Editor-Oberfläche herunterladen.

Nutzen Sie zusätzliche Freigabeberechtigungen

Zusätzlich zu den standardmäßigen Berechtigungen für die Dateifreigabe bietet ONLYOFFICE Docs eine Reihe erweiterter Zugriffsrechte, die Sie beim Teilen einer Office-Datei mit anderen Benutzern verwenden können:

Mit vollem Zugriff können Sie tun, was Sie wollen.
Mit "Nur anzeigen" können Sie die Datei zur Anzeige öffnen, aber die Bearbeitung ist nicht möglich.
Mit Kommentieren können Sie die Datei anzeigen und Kommentare dazu hinterlassen.
Mit "Überprüfen" können Sie den Modus "Änderungen nachverfolgen" verwenden.
Mit dem benutzerdefinierten Filter können andere Benutzer den festgelegten Filter nicht ändern, wenn sie die freigegebene Tabelle bearbeiten.

Nextcloud ermöglicht es Ihnen, Office-Dateien per Drag-Drop in Talk zu teilen. Alle Chat-Teilnehmer erhalten Zugriff auf die freigegebene Datei.

Konvertieren von Office-Dokumenten in die OOXML-Formate

ONLYOFFICE Docs verfügt auch über Konvertierungsfunktionen. Wenn Sie also andere Office-Dokumente als OOXML haben, können Sie diese mit einem Klick konvertieren. Die Liste der kompatiblen Formate für die Konvertierung ist sehr lang und umfasst DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Ohne Konvertierung in OOXML können Sie solche Dateien nur zur Anzeige öffnen. Wenn Sie eine Nicht-OOXML-Datei konvertieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Option Mit ONLYOFFICE konvertieren. Danach können Sie es ohne Einschränkungen öffnen und bearbeiten.

Schützen Sie Ihre Dokumente

Wenn es um den Dokumentenschutz geht, hat ONLYOFFICEN Docs einige wirklich interessante Funktionen. Der einfachste Weg, um den unbefugten Zugriff auf Ihr Dokument zu verhindern, besteht darin, ein sicheres Passwort festzulegen. Wenn Sie das Dokument öffnen, müssen Sie das Passwort jedes Mal neu eingeben. Dies ist sehr nützlich, wenn das Risiko besteht, dass jemand auf Ihr Gerät zugreifen kann, wenn Sie vorübergehend nicht in der Nähe sind.

Ein weiteres Sicherheitsmerkmal ist die Möglichkeit, Wasserzeichen hinzuzufügen. Mit ONLYOFFICE Docs können Sie ein Textwasserzeichen hinzufügen oder ein Bild verwenden, um Ihre Office-Dateien zu schützen. In der ONLYOFFICE-Einstellung können Sie auch entscheiden, ob Wasserzeichen angezeigt werden sollen, während die Dateien mit der sicheren Ansicht geteilt werden.

Für fortgeschrittene Benutzer gibt es etwas Anspruchsvolleres. ONLYOFFICE Docs verwendet Jason Web Token (JWT), sodass Sie diese Technologie aktivieren und Ihr Token so konfigurieren können, dass es die höchste Sicherheitsstufe bietet. Lesen Sie die offizielle Dokumentation, wenn Sie mehr über JWT in ONLYOFFICE Docs erfahren möchten.

Wie Sie sehen können, ist Netxcloud eine hervorragende Plattform für Dokumentenmanagement und Dateifreigabe. Es wird jedoch viel leistungsfähiger, wenn Sie es in ONLYOFFICE Docs integrieren. Die kombinierte Lösung kann alle Büroaufgaben erledigen und ermöglicht es Ihnen, eine sichere Umgebung für die Zusammenarbeit auf Ihrem lokalen Computer zu schaffen.